Procedura kontaktów z rodzicami i udzielania informacji rodzicom o sytuacji ucznia

Aktualizacja dokumentu z dnia 17 marca 2026r. 

Procedura_kontaktow_z_rodzicami_i_udzielania_informacji_rodzicom_o_sytuacji_ucznia_w_Publicznej_.pdf

 

 

 

Procedura kontaktów z rodzicami i udzielania informacji rodzicom o sytuacji ucznia              

w Publicznej Szkole Podstawowej nr 3 im. Jana Pawła II w Żaganiu

(aktualizacja dokumentu)

I. Wprowadzenie:

Procedura określa zasady organizacji zebrań i kontaktów szkoły z rodzicami oraz zadania        i obowiązki poszczególnych podmiotów w tym zakresie: rodziców, wychowawcy klasy, nauczycieli i dyrektora.

II. Podstawa Prawna:

1. USTAWA z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 900        z późn. zm.)

2. USTAWA z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2230      z późn. zm.)

3. Statut Publicznej Szkoły Podstawowej nr 3 w Żaganiu im. Jana Pawła II z dnia 17.03.2026r.

III. Cele procedur:

• określenie zadań i obowiązków poszczególnych podmiotów szkoły,

• ustalenie zasad komunikacji w relacji rodzice-szkoła,

• systematyczne przekazywanie rodzicom bieżącej, w tym śródrocznej i rocznej informacji     o postępach jego dziecka w nauce i zachowaniu,

• systematyczne przekazywanie rodzicom bieżącej informacji na temat postępów ucznia         w ramach udzielanej pomocy psychologiczno-pedagogicznej,

• udzielanie rodzicom wsparcia w zakresie rozpoznawanych problemów dydaktycznych           i wychowawczych dziecka,

• zachęcanie rodziców do systematycznego udziału w zebraniach organizowanych na terenie szkoły,

• zachęcenie rodziców do systematycznego informowania o mocnych i słabych stronach pracy szkoły oraz zagrożeniach bezpieczeństwa uczniów,

• otwarcie na wspólne poszukiwanie rozwiązań podnoszących jakość pracy szkoły,

• określenie stałych i zmiennych informacji przekazywanych rodzicom w czasie zebrań,

• ułatwienie prowadzenia ewaluacji w zakresie organizacji zebrań z rodzicami.

 

 

IV. Zakres procedury:

• uzyskanie w relacji rodzice –szkoła informacji o wszechstronnym rozwoju dziecka oraz warunkach domowych i szkolnych dziecka,

• procedura dotyczy nauczycieli, wychowawców, rodziców (prawnych opiekunów) oraz dyrektora.

V. Osoby upoważnione do udzielania informacji o dziecku (uczniu):

Informacji o dziecku mogą udzielać wyłącznie wychowawcy klas, nauczyciele, pedagog, psycholog, dyrektor szkoły oraz w sytuacji związanej z udzieleniem pomocy medycznej pielęgniarka.

VI. Miejsce i systematyka kontaktów z rodzicami:

1. Miejscem kontaktów rodziców z wychowawcami klas, nauczycielami poszczególnych przedmiotów, pedagogiem, psychologiem i dyrektorem jest szkoła.

2. Dopuszcza się również możliwość indywidualnego kontaktu rodziców ze szkołą podczas wizyty domowej, czy wywiadu rodzinnego,

3. Kontakty rodziców z nauczycielami odbywają się według harmonogramu zebrań                  i konsultacji z rodzicami ujętego corocznie w planie pracy szkoły.

4. W uzasadnionych przypadkach dyrektor szkoły może zmienić terminy spotkań.

5. Każdego roku organizowane są następujące formy spotkań z rodzicami:

• zebranie ogólne i klasowe na początku roku szkolnego - wrzesień,

• zebranie klasowe w I półroczu – listopad/grudzień,

• środy kontaktowe, tj. konsultacje indywidualne w ostatnią środę miesiąca, gdy nie ma zebrań i indywidualne rozmowy o postępach w nauce i zachowaniu,

• zebranie klasowe o przewidywanych rocznych ocenach z poszczególnych przedmiotów/edukacji oraz przewidywanej ocenie zachowania ucznia – do końca maja.

• inne formy spotkań z rodzicami zgodnie z bieżącymi potrzebami np. wychowawcy klasy, rodziców czy uczniów.

6. Dyrektor Szkoły przyjmuje rodziców w miarę dyspozycyjności oraz po wcześniejszym uzgodnieniu spotkania.

7. Rodzice/opiekunowie uczniów szkoły mają możliwość dodatkowego kontaktu                     z nauczycielami lub specjalistami w ważnych przypadkach, po uprzednim uzgodnieniu takiego spotkania z nauczycielem. Spotkania takie odbywają się przed lub po zakończonych przez nauczyciela zajęciach, a z psychologiem lub pedagogiem w godzinach ich dyżuru         w placówce.

9. Nauczyciele nie udzielają informacji rodzicom/opiekunom o ich dziecku w czasie prowadzonych przez siebie zajęć lekcyjnych (również w czasie pełnienia dyżurów                  w świetlicy, na korytarzu czy terenie przy szkole).

10. Miejscem kontaktów dyrektora, nauczycieli, specjalistów i rodziców na terenie szkoły są:

• pokój nauczycielski

• sale lekcyjne,

• gabinet pedagoga, psychologa,

• gabinet dyrektora,

• dziennik elektroniczny,

• poza tymi miejscami żadne informacje nie mogą być udzielane.

11. Wszelkich informacji o dziecku należy udzielać z zachowaniem zasad poufności                 i dyskrecji, stąd nie należy udzielać żadnych informacji rodzicom w miejscach publicznych, pokoju nauczycielskim w obecności innych nauczycieli/osób.

12. Wychowawca klasy powiadamia rodziców/opiekunów poprzez dziennik elektroniczny lub poprzez uczniów najpóźniej na tydzień przed wyznaczonym terminem zebrania/konsultacji podając datę, miejsce i godzinę spotkania.

13. Obecność rodzica/opiekuna na zebraniach jest obowiązkowa.

• W razie kolejnych dwóch nieobecności rodziców (prawnych opiekunów), wychowawca klasy wysyła wezwanie pisemne (listownie).

• W przypadku braku zainteresowania rodziców funkcjonowaniem i postępami w nauce ucznia, dyrektor szkoły może poinformować o zaistniałej sytuacji odpowiednie organy, w tym sąd rodzinny.

14. W sytuacjach uzasadnionych wychowawczo, szkoła wzywa rodziców poza ustalonymi terminami poprzez dziennik elektroniczny lub telefonicznie.

15. Wychowawca w nagłych sytuacjach może skontaktować się z rodzicami poprzez dziennik elektroniczny lub telefonicznie, w innych sytuacjach wzywa rodzica do szkoły za pośrednictwem sekretariatu szkoły w formie pisemnej.

VII. Zadania i obowiązki wychowawcy klasy, dyrektora szkoły, nauczycieli i rodziców (zawarte są w Statucie Szkoły)

1. Wychowawca klasy utrzymuje kontakt z rodzicami w formach:

• zebrań klasowych z rodzicami,

• konsultacji, tj. śród kontaktowych,

• pisemnych informacji o postępach i zachowaniu ucznia,

• indywidualnych spotkań z rodzicami na terenie szkoły, po uprzednim uzgodnieniu terminu,

• konsultacji telefonicznych dokumentowanych w dzienniku lekcyjnym.

2. Obowiązkiem wychowawcy klasy w trakcie zebrań klasowych jest zapoznanie rodziców      z następującymi zagadnieniami zgodnie z planem w danym roku szkolnym:

Wrzesień – zebranie na początku roku szkolnego:

Tematyka stała zebrania klasowego:

• Zapoznanie rodziców z przepisami prawa oświatowego, w tym najważniejszymi dokumentami szkolnymi:

• Odpowiednio Statutem szkoły.

• Programem wychowawczo – profilaktycznym szkoły.

• Zapoznanie rodziców i uczniów z zasadami oceniania, wymaganiami edukacyjnymi, sposobami sprawdzania osiągnięć edukacyjnych uczniów, zasadami poprawiania ocen klasyfikacyjnych w klasach 4-8.

• Kryteriami ocen zachowania.

• Zapoznanie rodziców klas VIII z terminami i zasadami egzaminu na zakończenie szkoły podstawowej. Zapoznanie z komunikatem dyrektora CKE (Centralnej Komisji Egzaminacyjnej) w Warszawie o sposobie dostosowania warunków i form przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty do indywidualnych potrzeb uczniów oraz powiadomienie rodziców      o konieczności złożenia stosownego oświadczenia w przypadku rezygnacji z tego dostosowania.

• Poinformowanie rodziców o formach udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej       i przyjęcie od rodziców pisemnej zgody na udział ich dziecka w ustalonych zajęciach.

• Zebranie deklaracji rodziców związanych z nauczaniem religii/ etyki w szkole, dodatkowego języka.

• Zebranie ewentualnych decyzji rodziców o rezygnacji z uczęszczania dziecka na przedmiot edukacja zdrowotna.

• Zapoznanie z planem wychowawczym klasy.

• Zapoznanie rodziców z propozycjami zajęć pozalekcyjnych.

• Poinformowanie rodziców o zasadach realizacji różnych programów i projektów

• Zebranie informacji o pracy szkoły – ankieta.

• Przedstawienie innej tematyki zgodnie z wytycznymi dyrektora szkoły i potrzebami danego zespołu klasowego.

Grudzień: – zebranie w pierwszym półroczu:

Tematyka stała zebrania klasowego:

• Zapoznanie rodziców z bieżącymi wynikami uczniów, informacja o przewidywanych śródrocznych ocenach z poszczególnych przedmiotów/edukacji oraz przewidywanej semestralnej ocenie zachowania ucznia, (dydaktyczne, zachowanie, frekwencja) oraz sukcesami uczniów danej klasy.

• Poinformowanie rodziców o zagrożeniach semestralnymi ocenami niedostatecznymi             z przedmiotu/przedmiotów oraz nieodpowiednimi i nagannymi ocenami śródrocznymi zachowania dziecka

• Przypomnienie rodzicom zasad przeprowadzania egzaminu klasyfikacyjnego dla uczniów oraz odwołania od oceny zachowania.

• Przypomnienie o najbliższych terminach wynikających z kalendarza szkolnego.

• Przedstawienie innej tematyki zgodnie z wytycznymi dyrektora szkoły i potrzebami danego zespołu klasowego.

Konsultacje klasowe lub indywidualne o przewidywanych śródrocznych ocenach z poszczególnych przedmiotów/edukacji oraz przewidywanej semestralnej ocenie zachowania Ucznia.

Tematyka stała:

• Przedstawienie rodzicom informacji zwrotnej na temat zachowania i postępów dziecka        w nauce (kl. 1-3)

• Przedstawienie rodzicom przewidywanych semestralnych ocen z poszczególnych przedmiotów (kl. 4-8)

Luty/Marzec– zebranie na zakończenie pierwszego półrocza:

• Dokładne zapoznanie rodziców z wynikami uczniów (dydaktyczne, zachowanie                     i frekwencja) oraz sukcesami dydaktyczno – wychowawczymi ucznia danej klasy.

• Poinformowanie rodziców o postępach uczniów w zakresie udzielanej pomocy psychologiczno-pedagogicznej.

• Przypomnienie o najbliższych terminach wynikających z kalendarza szkolnego w II półroczu.

• Zapoznanie/przypomnienie planu pracy wychowawcy klasy na II półrocze.

• Zebranie uwag o pracy szkoły – ankieta.

Kwiecień – konsultacje indywidualne wg potrzeb zgłaszanych przez rodziców oraz zapoznanie rodziców z zasadami, terminami i informacjami dotyczącymi przeprowadzania egzaminu na zakończenie szkoły podstawowej.

Maj – zebranie w II półroczu:

Tematyka stała:

• Przedstawienie rodzicom informacji na temat funkcjonowania ucznia w szkole oraz postępów w nauce (kl. 1-3).

• Przedstawienie rodzicom przewidywanych rocznych ocen z poszczególnych przedmiotów (kl. 4-8).

• Przypomnienie rodzicom zasad przeprowadzania egzaminu klasyfikacyjnego                          i poprawkowego dla uczniów oraz odwołania od oceny zachowania.

• Zapoznanie rodziców z sukcesami uczniów danej klasy.

• Przypomnienie o najbliższych terminach wynikających z kalendarza szkolnego.

• Przedstawienie innej tematyki zgodnie z wytycznymi dyrektora szkoły i potrzebami danego zespołu klasowego.

Środy kontaktowe – bieżące informacje o zachowaniu ucznia i postępach w nauce.

3. Zasady prowadzenia spotkań klasowych: wychowawca klasy powinien stosować następujące zasady:

• zapoznać rodziców z opracowaną tematyką spotkania,

• omawiać sprawy ogólne i bieżące dotyczące zespołu klasowego i szkoły ze wszystkimi rodzicami,

• sprawy dotyczące bezpośrednio danego ucznia należy omawiać w rozmowie indywidualnej z rodzicami,

• wskazywać rodzicom przede wszystkim poczynione postępy przez ucznia, a w przypadku potrzeby uzupełnienia braków – wskazywać sposoby i udzielać rodzicom pomocy ze strony własnej i innych nauczycieli przedmiotu,

• okazywać rodzicom, życzliwość, zrozumienie i troskę o rozwój ich dziecka, w przypadku trudności – udzielać rodzicom wsparcia, a w uzasadnionych przypadkach wskazywać osoby lub instytucje, które mogą udzielić dziecku/rodzinie pomocy,

• w trudnych sytuacjach, przeprowadzać wspólną rozmowę z rodzicami i pedagogiem szkolnym, zaproszonym specjalistą, a w uzasadnionych sytuacjach również dyrektorem szkoły.

Za niewłaściwe uważa się:

• przekazywanie i uzyskiwanie informacji o uczniu od nauczycieli poza szkołą np. na ulicy, przez portale społecznościowe i komunikatory internetowe, przez osoby trzecie,

• przeszkadzanie nauczycielowi w czasie lekcji w celu uzyskania informacji o uczniu lub         w czasie pełnienia przez niego dyżuru czy innych ważnych czynności służbowych,

• próby uzyskiwania informacji o uczniu w domu rodzinnym lub telefonicznie na prywatny numer nauczyciela, poprzez portale społecznościowe i komunikatory internetowe,

• zasięganie informacji o uczniu od osób trzecich np. woźnego, pracowników szkoły czy nauczycieli, którzy nie prowadzą zajęć z uczniem.

4. Rola rodziców w życiu klasy i szkoły:

• zgłaszanie propozycji do klasowego planu pracy wychowawcy, programu wychowawczo-profilaktycznego szkoły oraz zmian w koncepcji Pracy Szkoły,

• rozwiązywanie problemów we współpracy z wychowawcą klasy, nauczycielami                     i specjalistami,

• współorganizacja imprez klasowych: wycieczki, ognisko, zabawa karnawałowa, dzień babci i dziadka, dzień matki, wigilii klasowych oraz innych okolicznościowych spotkań zgodnie      z planem pracy wychowawcy i programem wychowawczym szkoły,

• dbanie o wystrój klasy i szkoły,

• informowanie szkoły o jej mocnych i słabych stronach, wskazywanie zagrożeń bezpieczeństwa uczniów,

• zgłaszanie pojawiających się potrzeb rodziców w zakresie zapewnienia ich dziecku właściwej opieki, w tym opieki świetlicowej,

• wspieranie szkoły w zakresie podnoszenia jakości jej pracy,

• w trosce o zapewnienie maksimum bezpieczeństwa, opieki i właściwego rozwoju dziecka       z chorobą przewlekłą, rodzice zobligowani są do poinformowania szkoły o zaistniałej sytuacji zdrowotnej dziecka,

5. W trakcie zebrań klasowych za niewłaściwe uważa się:

• dokonywanie tylko negatywnych ocen zespołu uczniowskiego,

• publiczne czytanie ocen/informacji zwrotnych,

• używanie nazwisk przy przykładach negatywnych,

• podważanie hierarchii wartości wyznawanych przez rodziców.

6. W przypadku zaplanowanego przez wychowawcę klasy spotkania rodziców                         z nauczycielami, nauczyciele mają obowiązek wziąć w nim udział.

7. Wychowawca klasy korzysta ze wsparcia pedagoga i psychologa szkolnego w czasie przygotowania zebrania, który:

• pomaga zebrać niezbędne informacje o uczniu,

• udziela wsparcia rodzicom uczniów, którzy mają różne kłopoty z nauką, zachowaniem, zaburzeniami lub znajdują się w trudnej sytuacji rodzinnej.

8. Dyrektor szkoły realizuje następujące zadania:

• opracowuje corocznie harmonogram spotkań z rodzicami,

• udziela wsparcia wychowawcom klas w prowadzeniu systematycznych kontaktów                z rodzicami, w szczególności z rodzicami, którzy nie uczestniczą regularnie w zebraniach.

• opracowuje dodatkową tematykę zebrań klasowych wynikającą z bieżących potrzeb szkoły     i klasy.

VIII. Uwagi i wnioski związane z pracą szkoły:

Wszystkie uwagi i wnioski dotyczące pracy szkoły rodzice kierują kolejno do:

• wychowawcy klasy,

• pedagoga/psychologa,

• dyrektora szkoły,

• Rady Pedagogicznej,

• organu prowadzącego szkołę,

• organu nadzorującego szkołę.

IX. Dokumentowanie zebrań i kontaktów z rodzicami:

1. Wychowawca każdorazowo odnotowuje obecność rodziców w dzienniku elektronicznym oraz sporządza listę obecności (na której w wyznaczonym miejscu rodzic składa podpis)         z podaniem daty spotkania, tematyki spotkania.

2. Wychowawca klasy, nauczyciel przedmiotu sporządza notatkę, która zawiera informację     o terminie, temacie i przebiegu oraz efektach rozmowy indywidualnej w dzienniku elektronicznym, dzienniku pedagoga/psychologa.

3. W uzasadnionych przypadkach sporządza się notatkę służbową.

XI. Wprowadzanie zmian w procedurach:

1. Zmiany wprowadzane są przez Dyrektora, z zachowaniem zasad ewaluacji szkoły                z informacją dla Rady Pedagogicznej.

2. W trosce o zapewnienie wysokiej jakości współpracy i rzetelności, osoby objęte procedurami zobowiązują się do przestrzegania powyższej procedury.

XII. Postanowienia końcowe.

 Powyższe procedury zostają opublikowane na stronie internetowej szkoły.

 

 

 

 

Dyrektor PSP3 w Żaganiu

Marta Petzel